Дело в том, что штатные бланки хоть и универсальные, полностью соответствуют требованиям законодательства, но при этом практически всегда нуждаются в индивидуализации. И здесь на помощь приходят формулы, с помощью которых можно творить чудеса в документах и полностью привести их в соответствие корпоративным стандартам и особенностям бизнеса компании.
Что могут формулы МС?
Для начала — что представляет собой шаблон документа в МоемСкладе? Это обычный файл формата Excel. Вот так, к примеру, выглядит стандартный шаблон счета:
В нем уже прописаны формулы: они позволяют поместить в счет информацию о плательщике, грузополучателе, товарных позициях, посчитать итоговые суммы и так далее. На первый взгляд выглядит сложно? Это только на первый взгляд. Сейчас мы покажем, как можно «кастомизировать» счет.
Допустим, нужно добавить в него артикул товара, поставив его перед наименованием. Для начала надо найти сам исходный файл. Переходим в «Продажи» - «Счета покупателям», нажимаем «Печать» и выбираем пункт «Настроить»
Появляется список шаблонов. Вот он, необходимый нам файл — достаточно кликнуть по нему, чтобы скачать:
Теперь смотрим внимательно шаблон счета: где в нем находятся наименования товара? Вот они:
Можно добавить артикулы отдельным столбцом или просто дописать к наименованию товара. Попробуем второй вариант. Чтобы понять, какую формулу надо использовать, достаточно открыть официальную документацию МоегоСклада. Недолгий скроллинг по таблице основных полей карточки товара (артикул ведь берется именно из карточки товара) — и вот, среди многих десятков находится заветная формула:
Вносим изменения в шаблон, и теперь он выглядит следующим образом:
Сохраняем файл и вновь переходим в шаблоны счетов покупателям. Заменить исходный invoice не получится — базовые файлы такими и останутся, что дает возможность в случае ошибки (а они на начальном этапе применения формул обязательно будут) вернуться к исходному, заведомо рабочему шаблону. Добавляем наш кастомизированный шаблон — назовем его, к примеру, «счет с артикулом»:
Все, готово. Теперь при создании счета можно выбрать печать «счета с артикулом»:
Артикулы из счета успешно перешли в печатную форму:
Теперь задача несколько сложнее — добавить в отгрузку информацию о перевозчике, которым планируется отправить товар.
Но нужного поля в исходном шаблоне нет. Благо, МойСклад позволяет создавать дополнительные поля в документах. Для этого нужно перейти в «Отгрузки» - «Настройки» и нажать «+Поле»:
Добавить текстовое поле и назвать его, например, «Информация о перевозчике»
Теперь при создании отгрузки у нас есть поле, в которое сотрудник вводит наименование перевозчика (в нашем примере это Почта России)
Но как теперь получить эту информацию в документе отгрузки? Вновь обращаемся к справочной документации МоегоСклада: теперь нужно найти формулу вывода дополнительного поля из документа, поскольку это поле не в карточке товара, не в контрагенте, а именно в самом документе — это важный момент. Недолгий поиск среди многих десятков формул — и вот она:
Важно, чтобы «наименование поля» было перенесено в формулу в точности до знака, без лишних символов и пробелов, а тип поля соответствовал нашему недавно созданному — то есть, в нашем случае, текстовому. Теперь формула выглядит следующим образом: ${formatter.findAttribute(o, "Информация о перевозчике").valueText}
Все, дело сделано. Вставив эту формулу в произвольное поле документа Excel — и теперь информация будет отображаться в нужном нам документе.
Резюме
Это был лишь краткий пример использования формул в МоемСкладе. С ними можно преобразовать шаблон любого документа, вывести дополнительную информацию, создать кастомный шаблон — например, автозаполняемый документ для транспортной компании, в котором будут десятки полей и формул. Без преувеличения, формулы МоегоСклада многократно увеличивают гибкость этого бизнес-инструмента и позволяют сконфигурировать шаблоны праткически под любые задачи. А если документ с формулами напоминает шифрованную записку, самостоятельно разобраться в которой не получается или нет времени — всегда можно обратиться к профессионалам.